Die Baubranche hat schon einmal bessere Zeiten erlebt. Gerade deshalb ist heute der Druck zum Einhalten von Budgets und Zeitplänen besonders groß. Verzögerungen und steigende Kosten werden im zunehmend schärferen Wettbewerb schnell zum existenzbedrohenden Nachteil. Gerade deshalb führt kein Weg an digitalen Lösungen wie BUILD 365 vorbei, die eine Optimierung entscheidender Prozesse maßgeblich unterstützen. Einer dieser Schlüsselprozesse ist das Planmanagement. Worauf es dabei ankommt und welche Vorteile die digitale Transformation für innovative Bauträger bereithält, erfahren Sie in diesem Artikel.
Die Schlüsselrolle des Planmanagements bei Bauprojekten
Das Planmanagement bei einem Bauprojekt umfasst die Koordination und Kontrolle aller Planungsprozesse und -unterlagen, um eine reibungslose Umsetzung des Projekts zu gewährleisten. Es stellt sicher, dass alle Pläne den geltenden Vorschriften und Standards entsprechen und sorgt für die zeitgerechte Bereitstellung bzw. Aktualisierung der Pläne für alle Beteiligten. Dazu gehören die Verwaltung von Zeichnungen, Genehmigungen und Änderungen während des Bauprozesses sowie die Abstimmung zwischen Architekten, Ingenieuren, Auftragnehmern und anderen Stakeholdern. Ein effektives Planmanagement reduziert Fehler, steigert die Effizienz und unterstützt bei der Einhaltung von Zeit- und Budgetvorgaben.
Die 5 größten Problemfelder im Planmanagement
Wie bereits erwähnt, nimmt das Planmanagement bei Bauprojekten eine wichtige Schlüsselrolle ein. Mit dieser Bedeutung geht allerdings auch eine Reihe von Herausforderungen einher. Nachfolgend daher ein Überblick zu den größten Problemfeldern im Planmanagement:
Inkonsistenzen im Datenmaterial: Baupläne müssen ein Projekt von Anfang bis Ende lückenlos dokumentieren. Dazu gehört auch eine regelmäßige Aktualisierung der Pläne, um Änderungen oder Ergänzungen nachvollziehbar abzubilden. Aufgrund der vielen Beteiligten ist es jedoch schwierig, die Daten immer einheitlich auf dem aktuellen Stand zu halten.
Problemanfällige Zusammenarbeit: Traditionelle Methoden zum Teilen von Bauplänen, wie das Versenden per E-Mail oder das Ausdrucken von Kopien, können leicht zu Missverständnissen führen oder die Versionierung erschweren. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen, Fehlern und ineffizienter Kommunikation.
Zeitaufwändige Suche nach Plänen: Wenn Baupläne nicht effizient organisiert und katalogisiert sind, gestaltet sich die Suche nach benötigten Entwürfen und Informationen sehr zeitaufwändig. Wenig überraschend steht am Ende immer eine Verzögerung des Bauprozesses sowie große Frustration bei den betroffenen Stakeholdern.
Sicherheitsrisiken: Baupläne enthalten oft sensible Informationen zu Firmengeheimnissen und proprietären Bauweisen. Ein Diebstahl oder Verlust dieser Daten ist daher nicht nur schädlich für das betreffende Projekt, sondern kann auch zum Wegfall wichtiger Wettbewerbsvorteile führen.
Asynchrone Information: Asynchrone Information bedeutet, dass relevante Daten und Pläne auf unterschiedlichen Plattformen verstreut sind und Beteiligte nicht in Echtzeit darauf zugreifen können. Dies beeinträchtigt die Koordination zwischen den verschiedenen Akteuren und führt häufig zu kostspieligen Fehlern und Nacharbeiten.
Einen Ausweg aus diesem Dilemma weisen digitale Lösungen für eine zentrale Erfassung und Synchronisation aller Daten im Planmanagement. Wie Bauträger konkret davon profitieren, sehen wir im nächsten Abschnitt.
Die Vorteile einer digitalen Lösung für das Planmanagement
Der Einsatz von moderner Branchensoftware ermöglicht Bauträgern den Aufbau eines sogenannten Planservers. Dieser dient als zentrale Plattform für den Zugriff auf aktuelle Versionen von Bauplänen, technische Zeichnungen, Spezifikationen und andere wichtige Dokumente während des gesamten Bauprojekts. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Funktionen und Vorteile einer digitalen Lösung für das Planmanagement.
- Zentralisierte Dokumentenverwaltung: Alle Pläne und Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert, was den Zugriff und die Verwaltung vereinfacht.
- Aktualität und Versionskontrolle: Die Software stellt sicher, dass alle Beteiligten stets auf die aktuelle Version der Pläne zugreifen. Änderungen werden dokumentiert und ältere Versionen revisionssicher archiviert. Hierbei hilft auch ein aufgedruckter QR-Code, um die Aktualität vor Ort schnell und einfach überprüfen zu können.
- Zugriffskontrolle und Sicherheit: Professionelle Softwarelösungen bieten robuste Sicherheitsfunktionen und mehrstufige Freigabeprozesse, um vertrauliche Baupläne zu schützen und unbefugten Zugriff zu verhindern. Nur autorisierte Benutzer können damit bestimmte Dokumente einsehen und bearbeiten.
- Zusammenarbeit und Kommunikation: Ein Planserver erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektbeteiligten, unabhängig von deren Standort und Zeitzone, da alle benötigten Informationen jederzeit und überall verfügbar sind.
- Effizienz und Fehlervermeidung: Die Möglichkeit, Pläne einfach zu teilen und gemeinsam zu überprüfen, minimiert das Risiko von Fehlern oder Missverständnissen während des Bauprozesses. Durch den schnellen und einfachen Zugriff auf Baupläne können Teams außerdem effizienter arbeiten und Entscheidungen schneller treffen.
- Automatische Benachrichtigungen: Moderne Lösungen für digitales Planmanagement können Benutzer außerdem benachrichtigen, wenn neue Versionen von Plänen hochgeladen oder Änderungen vorgenommen werden.
Ein guter Planserver macht sich immer bezahlt. Besonders deutlich zeigt sich das, je größer und komplexer das Bauprojekt ist und je mehr Stakeholder daran beteiligt sind. Mit BUILD 365 haben wir eine Plattform entwickelt, die digitales Planmanagement aber noch weiter denkt als andere Lösungen.
Ein gutes digitales Bautagebuch gestaltet den Bauprozess effizienter und transparenter. Mit welchen Maßnahmen Sie den Übergang in die digitale Ära erfolgreich einleiten, zeige ich Ihnen mit diesen 7 Tipps für einen gelungenen Umstieg auf ein digitales Bautagebuch:
- Evaluieren Sie Ihre Softwareumgebung:
Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Software Sie bereits im Unternehmen haben und wie Sie diese einsetzen. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit an neue Anforderungen, Konnektivität mit anderen Tools und alle dafür anfallenden Kosten. Anschließend überlegen Sie, was für Ihr digitales Bautagebuch mehr Sinn macht: ein ergänzendes Tool oder eine Komplettlösung. - Wählen Sie kompatible Lösungen:
Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die bereits auf Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur aufbaut und die Sie flexibel an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. Damit sparen Sie Kosten und Ihr digitales Bautagebuch ist schnell einsatzbereit. - Planen Sie den Umstieg:
Bereiten Sie den Umstieg auf ein digitales Bautagebuch vor, indem Sie Ihren Mitarbeitenden die Vorteile kommunizieren und entsprechende Trainings anbieten. Auf technischer Seite hilft eine sorgfältige Planung der Datenmigration vom physischen auf das digitale Bautagebuch beim Vermeiden von Fehlern und Datenverlusten. - Sorgen Sie für Klarheit:
Legen Sie klare Richtlinien und Standards fest, welche Informationen im digitalen Bautagebuch erfasst werden, wer für die Einträge verantwortlich ist und wie die Dokumentation strukturiert sein soll. - Gewährleisten Sie Mobiltauglichkeit:
Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Software mobil zugänglich ist und ortsunabhängige Einträge erlaubt. Andernfalls wirkt sich das negativ auf die Anwenderfreundlichkeit Ihres digitalen Bautagebuchs auf der Baustelle aus und die Wahrscheinlichkeit für mangelhafte Dateneingaben steigt deutlich. - Achten Sie auf Datenhoheit und -sicherheit:
Wie bereits erwähnt, spielen Datenhoheit und Datensicherheit beim digitalen Bautagebuch eine wichtige Rolle. Wählen Sie daher eine Lösung, die Schutz vor unbefugtem Zugriff, regelmäßige Backups und DSGVO-Konformität bietet. Und achten Sie darauf, dass Sie stets Herr über Ihre eigenen Daten bleiben und diese, wo auch immer sie liegen, von dort auch wieder ohne Probleme zurückholen können. - Holen Sie Feedback ein:
Die Qualität einer Lösung hängt stets von ihrer Akzeptanz ab. Wenn diejenigen, die tagtäglich damit arbeiten, das digitale Bautagebuch ablehnen oder nicht gut damit zurechtkommen, sind Fehler praktisch vorprogrammiert und die ganze Anschaffung war vergebens. Holen Sie daher das Feedback Ihrer Mitarbeitenden ein, evaluieren Sie regelmäßig die Usability und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.
Mit BUILD 365 haben wir eine praxistaugliche Lösung entwickelt, die Ihnen den Umstieg auf das digitale Bautagebuch denkbar einfach macht. Wie das funktioniert, werden wir uns nun ansehen.
BUILD 365 - Digitales Planmanagement neu gedacht
BUILD 365 bietet alles, was Bauträger für ein effizientes Planmanagement benötigen, geht jedoch noch ein paar Schritte weiter als andere Branchensoftware. Denn hier ist das Planmanagement modularer Teil einer ganzheitlichen und anwenderorientierten Lösung für Planen und Bauen, die komplett in die Welt von Microsoft 365 integriert ist.
Bauträger, die Microsoft 365 bereits im Einsatz haben, müssen daher nicht zeit- und kostenaufwendig eine neue Infrastruktur aufbauen, sondern können mit BUILD 365 sofort loslegen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und für M365-Kenner kein Problem. An Kosten fallen lediglich die Lizenzgebühren für die jeweils genutzten Pakete an, wie z.B. Lean-Construction, Bautagebuch, Mängelerfassung, BIM oder Raumverwaltung.
Die Plattform ist außerdem so konzipiert, dass sämtliche Module miteinander kompatibel sind und ein nahtloser Datenaustausch stattfinden kann. Eine echte All-in-One-Lösung für maximale Effizienz bei Baumanagement und Bauprojektabwicklung.
Fazit: BUILD 365 als Motor für die Digitalisierung
BUILD 365 ist mit seinen vielseitigen Funktionen ein perfektes Tool für das digitale Planmanagement und dank einer nahtlosen Integration in Microsoft 365 sowie die intuitive Benutzeroberfläche praktisch sofort einsatzfähig. Darüber hinaus eignet sich BUILD 365 aber auch hervorragend für jene Bauträger, die ihre digitale Transformation gerade erst in Angriff nehmen. Durch den modularen Aufbau und die transparenten Lizenzkosten der All-in-one-Plattform können sie beispielsweise mit dem Planmanagement-Modul starten und dann Schritt für Schritt ihre digitale Welt weiter ausbauen. Mit der Stabilität des Marktführers bietet Microsoft 365 dafür eine zukunftssichere Basis.
Sind Sie bereit für Ihre digitale Transformation? Unser Team verhilft Ihnen zum perfekten Start. Buchen Sie jetzt Ihren kostenlosen Beratungstermin und erleben Sie BUILD 365 in einer für Ihr Unternehmen personalisierten Demo.
